Le message de congés est le plus consulté de tous vos messages de répondeur : il tourne jour et nuit pendant une à plusieurs semaines, souvent au moment où vos clients ont justement besoin de vous. Il mérite mieux qu'une phrase improvisée enregistrée dans le couloir la veille du départ.
La structure gagnante tient en quatre temps : le nom de votre entreprise (l'appelant vérifie qu'il est au bon numéro), les dates exactes de fermeture, la date et l'heure précises de la réouverture, puis une consigne unique — laisser un message, écrire un e-mail, ou contacter un remplaçant pour les urgences. Les exemples ci-dessous suivent tous cette trame : remplacez les [champs] par vos dates et votre message est prêt.
Deux pièges à éviter : ne donnez pas seulement la durée (« nous sommes fermés trois semaines ») mais bien la date de retour — c'est elle que l'appelant retient. Et si vous promettez un rappel, tenez-le : mieux vaut renvoyer vers un e-mail que promettre un rappel qui n'arrivera qu'à moitié.